Manajemen Organisasi

Manajemen adalah suatu proses mengelola sumber-sumber organisasi. sedangkan Organisasi adalah sekumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama dan menyediakan ruang bagi mereka untuk mengaktualisasikan potensinya untuk mewujudkan tujuan tersebut.

Jadi menurut saya, Manajemen Organisasi adalah sekumpulan orang yang melakukan suatu kegiatan dengan tujuan yang sama.

Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:

1.      Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

2.      Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

3.      Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.

Menurut Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).

Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau tujuan telah dicapai.

Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha, biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa juga dikatakan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.

 

Fungsi Manajemen

Empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai berikut :

  1. 1.    Perencanaan (planning).

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

  1. 2.    Pengorganisasian (organizing).

Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.

  1. 3.    Memimpin (leading)

Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.

  1. 4.    Pengendalian (controlling).

Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.

Peranan Manajer Dalam Organisasi

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :

1). Peran interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.

a. Peranan figure bapak (Figurehead)

Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung, penandatanganan surat resmi,dst.

b. Peranan Pimpinan (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan.

c. Peranan Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh : membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan puhak-pihak luar.

 

2) Peran informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.

a. Memantau (Monitor)

Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.

b. Penyebar (Disseminator)

Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh : Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.

c. Jurubicara (Spokesman)

Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.

3). Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat kesempatan yang ada.

a. Kewirausahaan (Entrepreunership)

Manajer mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.

b. Pengendali gangguan (Disturbance Handler)

Manajer diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh : mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.

c. Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator)

Manajer harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.

d. Perunding (Negotiator)

Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.

 

Keterampilan Manajerial

Keterampilan atau skill merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut :

1). Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

2). Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.

3). Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

Kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.

Sebagai tambahan, keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah sebagai berikut :

4) Keterampilan Motivasi (Motivation Skill)

Kemampuan untuk memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.

5. )     Keterampilan Teknologi Informasi

Keterampilan yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan mengoperasikan komputer.

Kecakapan manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :

1.      Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas.

2.      Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.

3.      Analiytic thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.

4.      Behavioral flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.

5.      Oral Communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara.

6.      Written Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis.

7.      Personal Impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.

8.      Resistances to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.

9.      Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu.

Advertisements